Begin mei werd ik gebeld door Ondernemend Nederland TV of ik mee wilde werken aan een programma voor ondernemers met als onderwerp “organisatie en mensen”.

Als projectmanager is dit voor mij altijd het belangrijkste thema in de projecten. Wat we weten, is dat dit onderwerp nog steeds te weinig aandacht krijgt.

Wanneer je alle economische ontwikkelingen volgt, hoef je ook niet helderziend te zijn om nu te kunnen zeggen dat het probleem van het hebben van goede bekwame medewerkers de komende jaren alleen nog maar groter gaat worden.

Omdat het succes van een project de verantwoordelijkheid is voor de opdrachtnemer en de opdrachtgever, vertellen Marco Twigt (projectmanager GMB) en ik (projectmanager vanuit de het Hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard) heel kort iets over dit onderwerp in onze samenwerking in het project Dijkversterking Krimpen.

Het aantal projecten wat nu loskomt en wat zich doorzet in de komende jaren, is een mooi voorteken voor werkend Nederland. Als je alleen al kijkt in de bouwsector of in de infrastructuur, is dit gigantisch. Je ziet steeds meer vacatures komen en de stoelendans onder medewerkers is al begonnen. Nu hebben we al meerdere keren van dit soort pieken gehad. Financieel qua opbrengsten gezien houden we van deze pieken, maar er zit ook een keerzijde aan. Hoe houd je je medewerkers vast en hoe zorg je ervoor dat je als onderneming of project kwaliteit blijft leveren, je uiteindelijke visitekaartje!

Over de eerste uitdaging is al veel geschreven. Eén van de belangrijkste conclusie is dat bijna iedereen ontwikkelingsmogelijkheden (persoonlijke groei) en plezier in het werk het belangrijkste onderwerp vindt om voor een werkgever te kiezen. Nu is dat binnen een organisatie nog goed te uit te voeren, maar binnen projecten blijft dat een uitdaging. Zeker binnen projecten waar meerdere ondernemingen binnen een combinatie samen moeten werken om een project succesvol uit te voeren en af te ronden. Dit blijft altijd een grote uitdaging! Het klinkt altijd wel aardig als je kan zeggen dat je al samen hebt gewerkt met, maar het gaat uiteindelijk om de mensen die moeten samenwerken. En dat is in ieder project toch weer een nieuwe uitdaging.

Nu is het hebben van kennis en het kunnen toepassen van deze kennis in de praktijk, een kwalitatief onderdeel van een competentie. Grofweg kan je een competentie opdelen in vaktechnische competenties, gedragsmatige competenties en contextuele competenties. Wanneer we lezen “er is een tekort aan”, dan hebben we het met name over mensen met bepaalde vaktechnische competenties. Nu is dat zeer belangrijk, laat ik dat vooropstellen! Maar wanneer ik in de projecten kijk, dan heeft een groot deel van het ontstaan van faalkosten te maken met de gedragsmatige competenties en het kunnen inleven in de context van een project (de omgeving, de klant, de beloftes, de doelstellingen, cultuur en waarden, enz.).

Nieuwe werkmethodes als bijvoorbeeld scrum of agile zie je ook langzaam naar binnen komen in de wereld van de opdrachtgevers en opdrachtnemers. Studenten en jonge professionals komen tijdens hun opleiding al in aanraking met deze nieuwe werkvormen. De rode draad in agile werken is: leid jezelf, creëer commitment, leid anderen en creëer resultaten. Dit zijn dus de gedragsmatige competenties! Competenties die nu met name nog zijn weggelegd voor managers en leidinggevenden, maar die in de nabije toekomst ook nodig zijn voor alle vakinhoudelijke medewerkers, die gaan werken in zelforganiserende teams!

Voor ons projectmanagers gaat er de komende jaren ook veel veranderen. Als we vakbekwame teams gaan krijgen of samenstellen, dan moeten we ons meer gaan bezighouden met het WAT van een project, het strategische pad om een totaal invulling te geven aan de behoefte van de klant, binnen de scope van de bekende factoren tijd, geld, risico’s en kwaliteit. Dus wegblijven van de inhoud, het HOE, daar heb je de ontwikkelteams voor.

Binnen de middel- en grote aannemers wordt de laatste jaren al veel tijd en geld gestoken in de professionalisering van het projectmanagement en de projectbeheersing. Noodzakelijk omdat de contractvormen veranderen en het risicoprofiel voor de aannemers is gestegen. Hiermee is het profiel van de projectmanager de laatste jaren aan het veranderen van een “technische” projectmanager naar een “algemene” projectmanager. Maar er moet nog meer veranderen willen we een aansluiting houden op de nieuwe ontwikkelingen en hulpmiddelen die het resultaatgericht samenwerken bevorderen!

Het succes van een project is afhankelijk van de prestaties van alle betrokken organisaties, die van de opdrachtgever en die van de opdrachtnemer. Wanneer de “volwassenheid” van deze organisaties niet in balans is, ontstaan er altijd communicatieproblemen, worden de verkeerde beslissingen genomen, verliezen we elkaars belangen uit het oog en gaan beide organisatie een gevecht leveren om hun eigen “business case” alsnog te kunnen realiseren.

Het is altijd een droom om de mensen met de gewenst kennis, vaardigheden en bekwaamheid in je projectteam te krijgen. In de projecten starten we altijd met een bijna vaste projectorganisatiestuctuur, vullen we de rollen in en komen we “na een half jaar” tot de ontdekking dat het aantal issues oploopt, de spanning stijgt, het risicoprofiel oploopt, doordat de projectmedewerkers elkaar niet meer verstaan en op een gegeven moment de “wil” langzaam verdwijnt om tot oplossingen te komen. De oorzaak ligt niet in de onwil van de projectmedewerkers maar in hun eigen bekwaamheid. Onbewust onbekwaam zijn en ook bewust onbekwaam zijn, zijn zaken waar het projectmanagement haar aandacht op moet hebben. Wanneer je kijkt naar de meest voorkomende oorzaken van de faalkosten, kom je altijd bij de mensen terecht. Het succes van het project ligt in de handen van alle projectmedewerkers! Voeg extra bekwaamheid/ervaring/senioriteit toe aan de start van een project en wacht niet af tot dat de boel explodeert, voorkomen is goedkoper dan repareren achteraf.

In het project Dijkversterking Krimpen hebben Marco en ik gekozen voor een optimale samenwerking tussen beide projectteams. We hebben een model toegepast waarbij we elkaar hebben “geschaduwd”. Elkaar hebben geholpen om bekwamer te worden, maar ook feedback hebben gegeven over de prestaties van elkaars medewerkers. Hiermee werden we ons nog beter bewust over het functioneren van onze eigen mensen en welk effect dit had op het andere team. Het onderwerp persoonlijke ontwikkeling en teamontwikkeling moet in de uitvoering van project meer aandacht krijgen, waarbij wat ons betreft de gedragsmatige competenties daar de boventoon moeten voeren.

We kregen maar zendtijd voor één tip. Maar we hebben er meer!

Opdrachtgevers en opdrachtnemers, werk oprecht samen, op basis van vertrouwen door vroegtijdig elkaars belangen te delen en ervoor te zorgen beide organisaties daarop af te stemmen, te ontwikkelen om tot een succesvol project te komen.

Zorg voor structuur en een veilige projectorganisatie waar de ontwikkeling van medewerkers en teams bespreekbaar zijn.

Zorg voor voldoende bekwaamheid, en daarmee bedoelen we het meester-gezel principe. Heb je het niet, zet het erbij, durf te investeren.

Sta open voor veranderingen en hou niet te lang vast aan oude structuren en gewoontes. Vb: Integraal samenwerken, zuilen wegnemen, verantwoordelijkheid, vrijheid, eigenaarschap, teammanagement en resultaatgerichtheid.

Vooral doen waar je goed in bent of verder in wilt ontwikkelen en leg hier de focus op, zodat een bedrijf zich hierin verder kan ontwikkelen en innoveren. Hou hierin rekening met de competenties van je medewerkers, voeg ze toe d.m.v. opleidingen, begeleiding en coaching.

Leer van gemaakte fouten, maak ze bespreekbaar i.p.v. af te straffen en bespreek vooral hoe deze naar de toekomst te voorkomen. Dit alles met een open en transparante manier van werken waarbij afspraken worden nakomen.

Op elkaar stoelen durven gaan zitten als opdrachtgever en opdrachtnemer, vind de gemeenschappelijke aanpak. Jullie zijn beide verantwoordelijk voor het succes en het plezier in het project.

Schaduwmanagement voegt waarde toe aan de gedragsmatige competenties, de vaktechnische competenties en ook aan de contextuele competenties. Hiermee wordt bedoeld dat de omgeving waarin je werkt iedere keer een andere verwachting heeft hoe we te werk gaan. Wees dus flexibel in het opzetten van je projectorganisatie en kies de mensen die het beste passen in het team waarmee je de doelstelling van het project kan realiseren, wat in veel gevallen meer is dan alleen het projectresultaat opleveren.

Kennis en vaardigheden worden schaars. Minimaliseer je faalkosten door (extra) bekwaamheid (tijdelijk) toe te voegen om snel de regie op het project in handen te krijgen!